A gestão de contratos de despesa refere-se ao processo de administrar e controlar os contratos relacionados às despesas dentro de uma organização. Isso envolve desde a criação e negociação dos contratos até o monitoramento de sua execução e cumprimento dos termos acordados. Uma gestão de contratos de despesa eficaz garante o cumprimento de obrigações de forma adequada, minimizando riscos e otimizando custos por meio de atividades que gerenciam o ciclo de vida do contrato e respectivos termos aditivos a partir do seu cadastro.

Ainda, permitem revisões, renovações e renegociações de termos (quando necessário), acompanhamento de prazos e pagamentos, alterações no escopo, além da geração e monitoramento de indicadores.

Na Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais (FIEMG), tais processos são geridos pela equipe de Suprimentos e apoiados por equipes técnicas que mantém contato com os fornecedores e avaliam a qualidade das entregas realizadas.

Esses processos iniciam logo após a geração dos contratos, por meio dos fluxos de conferência de documentação, e avançam através de registros manuais fragmentados em diferentes sistemas e controles paralelos, somados ainda à inserção de documentos específicos que compõem o processo, trocas de e-mails e validações das lideranças durante toda a execução dos contratos, o que demanda muito esforço de acompanhamento das equipes, dificuldades no fluxo de comunicação e interações entre os envolvidos.

Considerando a alta quantidade de contratos vigentes simultaneamente (atualmente 2.200 contratos de produtos e serviços), a falta de integração entre alguns dos sistemas que compõem o fluxo interno, a existência de processos manuais que trazem morosidade ao fluxo de gestão e a necessidade de visualização dos processos em tramitação pelos clientes (internos e externos), a FIEMG propõe um desafio. Busca-se por soluções que possibilitem gerar dados para análise e gestão, garantir a agilidade e eficiência e melhorar a experiência no processo de gestão de contratos.