Uma visão prática dos desafios na gestão de projetos em empresas

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O ano nem começou direito e você pode até querer me reconhecer como o profissional mais “clichê de 2026” pelo que eu vou te dizer agora: a gestão de projetos não é apenas sobre o método. É sobre pessoas e como nos relacionamos com elas para alcançar um objetivo em comum.

Há quem diga que a gestão de projetos pode ser executada seguindo uma receita com um passo a passo: definição do produto, identificação dos stakeholders, escopo, requisitos, etapas, cronograma, custo, riscos, follow-ups etc.  Na teoria, quando se fala da gestão mais tradicional, até faz sentido. Na prática, ao ser aplicada a equipes enxutas, ambientes industriais com baixa maturidade em inovação ou alto grau de complexidade, a realidade pode ser bem diferente.

Ao longo da minha trajetória profissional, tive a oportunidade de participar e liderar projetos muito diversos (dentro e fora da Indústria). Dessa vivência, adquiri aprendizados que hoje eu venho compartilhar com quem está à frente de algum projeto, especialmente em uma empresa mais conservadora e/ou com baixa maturidade de inovação, que esbarra também nos desafios de conectar diferentes perfis geracionais e de formações a uma mesma finalidade.

Um projeto representa um esforço temporário e direcionado, com isso cria-se um grupo de trabalho para transformar objetivos em produtos, serviços ou resultados dentro de um prazo definido. Projetos, de um modo geral, convivem com incertezas, orçamentos limitados (às vezes inexistente) e prazos apertados. Neste contexto, para cumprir os objetivos, tem-se por praxe reunir pessoas com perfis, experiências e idades diferentes, que atendam às necessidades do projeto e, assim, é natural que aconteçam muitas frustações ao longo do caminho. Uma das causas de não alcançarem os objetivos conjuntos, pode estar relacionada a não conseguirem dialogar entre si e com as pessoas envolvidas assertivamente.

Tive a oportunidade de atuar em projetos bastante distintos nos setores comercial, institucional, compliance, gestão de riscos, implantação de tecnologias em processos e de cultura de inovação, entre outros. Apesar da diversidade das áreas de atuação, essas iniciativas têm desafios em comum e não são apenas etários, envolvem valores, formas de comunicação, relação com autoridade, capacidade de absorção da inovação, alinhamento com a estratégia da companhia e o ritmo de trabalho das equipes.

Os desafios eram acentuados por não haver uma equipe dedicada nos projetos, por isso os profissionais precisavam conciliar o planejamento com suas atividades rotineiras e essenciais como atender o faturamento e atendimento. Em rotinas como essa as pessoas podem enxergar o projeto como um obstáculo, sobrecarga de serviço e com isso, despriorizados em suas atividades.

Observo também que ferramentas e metodologias ágeis, tão comentados em projetos de inovação, não são a chave do sucesso de um projeto, mesmo com equipes mais jovens em idade, na faixa dos 20 a 25 anos, por exemplo. Por isso, é fundamental avaliar a aderência da metodologia ao tipo de projeto, ao perfil do time e a estrutura da empresa para absorver aquela rotina. Há situações em que o método simplesmente não é bem aceito. Ignorar isso costuma gerar resistência, desalinhamento e retrabalho. O caminho mais eficiente, muitas vezes, é fazer combinados claros e adaptar o modelo à realidade da equipe.

Com perfis mais seniores, objetividade é essencial. Deixar claro qual é a tarefa, o status atual e qual é o obstáculo, ajuda a alinhar expectativas e destravar decisões junto a quem tem maior poder decisório. Para esse público, a retroalimentação constante funciona muito bem.

Já com perfis mais jovens, a discussão coletiva e a construção conjunta tendem a gerar mais engajamento e senso de pertencimento. Agora, quando há uma equipe heterogênea em idade, além de fazer a escuta ativa para entender as dificuldades daquele agente, indico buscar um modelo de acompanhamento que alcance a maioria os perfis.

Segue abaixo alguns aprendizados que eu adquiri trabalhando com equipes em diferentes cenários e tópicos para você não se esquecer para gestão no dia a dia:

1. A sua metodologia ágil pode funcionar para você, mas não espere que será aderente para o restante da equipe.

2. Atue como um conector, ajudando a destravar as atividades, alinhar as expectativas e não ser somente um cobrador.

3. Tenha uma comunicação constante com as partes interessadas, adote follow-ups em formato de reunião, atas, e-mails, apresentação etc.  Entenda o perfil da equipe e faça combinados com eles antes de ir para a prática, porque o mais importante é a mensagem ser transmitida com clareza.

4. Fazemos um planejamento para saber como reagir de forma mais inteligente, e não para evitar que algo dê errado. O projeto deve ser maleável para ajustes conforme a necessidade da empresa e a condição do time para conseguir trabalhar.

5. Para projetos inovadores e que não temos histórico, o indicado é errar rápido, aprender com erro e melhorar. MVPs (Produto Mínimo Viável), existem justamente para validar antes de escalar.

O gestor de projetos precisa saber lidar com a frustação de algo não ter sido concluído dentro do prazo acordado, afinal intercorrências acontecem. Manter a motivação, envolver a equipe e seguir ajustando a rota exige maturidade e paixão pelo que se faz.

Posso dizer que jornadas que dão certo não são as que seguem o método à risca, mas que conseguem equilibrar planejamento, comunicação, adaptação e pessoas. É assim que seguimos planejando, errando, aprendendo com os erros e, sobretudo, inovando.

Reconheceu algum desses desafios na sua empresa? Venha tomar um café conosco no FIEMG Lab e conversar como a gestão de projetos têm apresentado impactos tanto em números quanto em trocas entre as pessoas envolvidas em indústrias e startups. Temos exemplos em gestão de provas de conceito e outras frentes.